O que é e como escolher um ERP de gestão?

O modus operantes das empresas atualmente tem se transformado. Muitos empreendimentos contam com equipes remotas ou muito numerosas, por exemplo. Outro grande desafio dessa transformação é o fluxo de informação.

Tudo isso pode desencadear em uma complexa rede de interação que a gestão deve ter um alto índice de controle para não haver retrabalhos ou perdas. 

Nesse sentido, o ERP é uma solução viável e já bem consolidada no mercado, ainda que alguns empreendedores ainda não apliquem a tecnologia na empresa. Um software de gerenciamento é um agregador aos seus negócios: com ele, você pode automatizar alguns processos e focar no crescimento de sua empresa. 

Por isso, é essencial utilizar a ferramenta correta, que cabe em seu orçamento e que atende às necessidades do seu time. Aprenda, neste post, como um ERP funciona e como ele potencializa o seu dia a dia. 

O que é um ERP?

A sigla significa Enterprise Resource Planning, que, em português, é o mesmo que Planejamento dos Recursos da Empresa. Um ERP é um software que reúne, armazena e disponibiliza todos os dados e os processos de uma empresa em um só lugar. 

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Para explicar o que é um sistema de ERP é preciso pensar nos processos que uma empresa possui. São muitos. E para controlar toda operação, entender como cada uma atua e quais são as informações que elas geram e necessitam para funcionar é fundamental para manter tudo em ordem.

Dá para fazer “na mão”? Dá. 

Mas, com um Enterprise Resource Planning, o nosso ERP, todas essas questões são otimizadas, liberando você e outros membros de sua empresa para focar em melhorias em áreas estratégicas do empreendimento.

O ERP integra todas as operações e dados da empresa em um único sistema. Assim, você conecta áreas, faz automatizações e otimiza processos. Enfim, uma série de benefícios que serão muito bem-vindos em sua gestão. 

Como um ERP funciona?

Pela sua definição, você pode até se enganar que um software de gestão é uma coisa complexa. Mas não. 

Ele centraliza, mesmo, toda a operação de sua empresa. Então, integra processos. 

Um ERP oferece formulários que poderiam levar horas para um funcionário preencher. Ele gera relatórios que exigiram semanas para serem elaborados. 

E o melhor: ele analisa e aponta o que deve ser feito com esses dados em instantes — aspectos que uma equipe de gestão poderia levar horas debatendo e tomando decisões. 

Mas como ele facilita, na prática, a sua vida: agindo em módulos com dois tipos de visões:

Visão departamental

Aqui, ele te dá o panorama de áreas como estoque, fluxo de caixa, faturamento e contábil. 

Nessa visão, é possível se ter na mesma tela, de maneira geral, todas as áreas com as suas operações. Isso facilita a vida do usuário, dando, inclusive, mais controle para ele.  

Visão segmentada

Se na departamental a visão era geral, por segmento, é possível controlar cada área separadamente. 

Isso porque, se você analisa o estoque e o faturamento ao mesmo tempo, uma certa hora será necessário reorquestrar processos em cada um deles, cada um com as suas particularidades.

De qualquer forma, o ERP amplia os horizontes do seu empreendimento, facilitando o entendimento de tudo que está acontecendo. 

Por que usar um software de gestão empresarial?

A definição e a história do ERP já mostram como ele é importante para uma empresa. 

A ferramenta torna a vida da empresa mais fácil, potencializando soluções mais estratégicas e métodos de vendas e marketing, por exemplo. São muitas vantagens que justificam os usos de um ERP em seus negócios. Veja algumas:

Automação

A burocracia nos processos de uma empresa pode ser a principal inimiga do seu crescimento. A automação é uma arma poderosa, e um software de gerenciamento te permite realizar processos automáticos. 

Por isso, nada de preenchimentos manuais de fichas ou de notas fiscais eletrônicas: a integração que o ERP permite ter já te garante que todos os processos sejam feitos com precisão e estratégia.

Integração

Imagine: você toma a decisão de focar em uma campanha de divulgação para um produto específico. Isso indica uma necessidade de estoque de uma determinada matéria-prima, já que as vendas tendem a aumentar. 

É claro que você vai pensar nisso uma hora, mas o ERP permite que esses dois entendimentos sejam esclarecidos juntos. Ou seja, quem está em seu almoxarifado tem o conhecimento — em tempo real — de uma decisão do marketing. 

O seu software já aponta necessidades, ganhando tempo, otimizando a decisão do estoque em se planejar. Além disso, prepara para uma demanda e prevê quais materiais serão comprados.

Tudo isso assim:

Melhores tomadas de decisões

O que você precisa investir para implementar uma nova estratégia de gestão financeira? Quais são aquelas áreas que precisam de capacitação porque são as que mais dão falhas, por exemplo?

Essas respostas são dadas pontualmente para que a gestão tome algumas decisões sem erros. 

Personalização

Softwares de gestão são pensados para facilitar o seu trabalho. E é por isso que as experiências nesses programas são totalmente personalizadas. Isso permite ações mais interativas, intuitivas e organizações mais naturais por meio de layouts customizados. 

Menos erros 

Com processos personalizados e tomadas de decisões eficientes, as suas chances de errar são menores. Obviamente esse resultado também se deve ao uso de tecnologias otimizadas, já que a ação humana torna-se mais estratégica.

Clareza nos processos

O ERP permite que a gestão de todos os processos de sua empresa seja clara e transparente. Isso aumenta o seu entendimento, facilita a operação de processos e a descoberta dos melhores caminhos para tomadas de decisões corretas.

Custos reduzidos. Lucros potencializados

Otimizar significa custo reduzido, quase que por definição. Com softwares de gestão, é possível compreender quais são os gastos desnecessários que se há ao longo de todo o processo de trabalho. 

E se você reduz custo, você aumenta o seu retorno em uma venda. Ou seja, lucra mais.  

Melhor controle financeiro

E talvez o benefício que resume todos os outros que você viu até aqui. Conhecendo tudo que acontece na produção de sua empresa, você enxerga pontualmente quais são os melhores investimentos a serem realizados e o que eles te darão de retorno. 

Você consegue, portanto, gerir melhor o seu caixa, garantir o capital de giro e ter execuções mais rentáveis. Além do mais, gargalos operacionais e financeiros são descobertos facilmente.